В феврале 2021 года в Украине стартовал масштабный проект по внедрению фискальных касс нового образца (РРО). Это ключевое изменение для всего розничного бизнеса, направленное на повышение прозрачности расчетов. Хотя украинское законодательство отличается от российского 54-ФЗ, суть трансформации схожа: переход на онлайн-регистраторы расчетных операций, которые в реальном времени передают данные в налоговую.
Для украинского предпринимателя понимание принципов работы онлайн-касс, выбора оборудования и этапов перехода становится критически важным. Эта статья поможет разобраться в базовых понятиях, логике работы новой системы и подготовить бизнес к изменениям, избегая штрафов и простоев.
Что такое онлайн-касса, согласно 54-ФЗ
Давайте рассмотрим этот вопрос с нескольких ракурсов.
Что такое ККТ
ККТ называют электронные вычислительные машины и другие компьютерные устройства, обеспечивающие запись и хранение полученных данных в фискальных накопителях, в которых формируются готовые фискальные документы. Они обеспечивают передачу актуальной информации в налоговые органы через определенного оператора фискальных данных и печать чеков на бумажных носителях с учетом правил, установленных законодательством РФ, регламентирующим применение любой контрольно-кассовой техники.
С латинского «fiscus» — корзина. Еще в период правления Петра I была создана фискальная служба, занимавшаяся в те времена взиманием налоговых отчислений, прообраз современной Федеральной налоговой службы. В настоящей статье для точного и доступного понимания слово «фискальный» заменим на слово «налоговый».
Как выбрать лучшую ККТ
При покупке контрольно-кассовой техники важно знать, на что обратить внимание, чтобы не жалеть о покупке и в последующем не приобретать новый аппарат:
- Бюджет на покупку. Первый и самый главный пункт. От того, сколько вы готовы заплатить за кассовый аппарат, зависит его качество, а также коэффициент его полезного действия.
- Среда использования. Для торговли курьерам обязательно понадобится мобильный ККТ, если же продажа товаров осуществляется в любом помещении, то лучше отдать предпочтение стационарному прибору.
- Объем продаж (высокий, средний, низкий). В случае, если день насыщенный и продается много товара в ограниченное время, то желательно выбрать аппарат с высокой скоростью распечатывания чеков, если же покупателей немного, то вероятнее всего надобности в кассовом аппарате с быстрой печатью нет.
- Площадь торгового помещения или рабочего пространства. От этого зависит, какой кассовый аппарат вам понадобится, а именно его габариты. Стоит учитывать, что компактные аппараты чаще всего стоят значительней дешевле больших аналогов.
Принцип работы кассового аппарата
Использование данных устройств предусматривает наличие минимальных навыков работы с кассовой техникой. Принцип работы следующий:
- покупатель, изъявляя желание осуществить покупку производит оплату товара;
- контрольно-кассовый аппарат формирует информацию в чеке и сохраняет данные на накопителе;
- посредством мобильной интернет связи передает сведения оператору, а последний в свою очередь направляет обратно уведомление о получении документа, при этом сведения о совершенной операции поступают в Федеральную налоговую службу (ФНС);
- Продавец вручает покупателю чек.
Заметим, что все операции автоматизированы, и не требуют много времени.
Особенности установки и подключения
Теперь, когда куплена касса и имеется представление о ее работе, необходимо, чтобы ваше техническое средство контрольно-кассовых операций заработало, для этого следует:
- оформить договор с Оператором Фискальных Данных (ОФД) и зарегистрироваться в личном кабинете;
- поставить кассу на учет у «налоговиков»;
- провести регистрацию в самом контрольно-кассовом устройстве;
- внести информацию из чека, полученного от кассового аппарата в личный кабинет;
- зайти через свой логин в ОФД и проверить, отразилась ли там информация о контрольно-кассовом техническом устройстве.
Определение ККМ
Контрольно-кассовая техника и контрольно-кассовая машина – идентичные понятия. Речь идет об устройстве, также известном как кассовый аппарат или онлайн-касса. В сфере торговли техника обеспечивает учет и контроль выручки. С помощью кассы фиксируются операции реализации товаров, печатаются чеки и отчеты, может вестись учет продукции.
До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности использовали устройства старого образца с защищенной электронной контрольной лентой. Поправки в федеральный закон № 54-ФЗ регламентируют переход на кассы нового поколения. Разница между устройствами значительная, заключается она в расширенном функционале. Обновленная техника печатает чеки, соответствующие стандартам, формирует отчетные документы в электронной форме, а также автоматически отправляет их в фискальные органы.
Разновидности ККМ в сфере торговли:
| Признаки | Группы ККМ |
| По конструкции | Автономная; пассивная системная; активная системная; фискальный регистратор. |
| По возможности подключения | Компьютера; сканера; считывателя платежных карт; электронных весов и др. |
| По способу формирования отчетных документов | По кассирам; по секциям; по видам товаров; почасовой отчет; суточный отчет; фискальный отчет. |
| По функциональному назначению регистров (счетчиков) оперативно-запоминающего устройства | Денежные суммирующие; контрольные; операционные. |
| По виду включения режима работы машины | С помощью ключей; с помощью ввода программных паролей. |
Онлайн-касса — техника нового образца
- Формирует фискальные документы: чеки, БСО, отчеты об открытии и закрытии смены.
- Передает все документы в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).
- Записывает и хранит информацию в фискальном накопителе (ФН).
- Печатает чеки и БСО с новой номенклатурой: наименование и количество товара, QR-код, подробная информация об организации или ИП.
Зачем вводят онлайн-кассы
- Уменьшить случаи сокрытия налогов. Это минус для тех, кто торгует «в серую», но плюс для тех, кто работает по закону.
- Упростить и ускорить налоговые проверки. Вместо массовых рейдов, ФНС будет проверять только тех, кого подозревает в нарушении.
- Создать систему «народного контроля». Покупатели лично могут убедиться в том, что магазин отчитался за товар в налоговой. Если клиент замечает нарушение, то в онлайн-режиме подает жалобу на предпринимателя.
Чем новые кассы отличаются от старых
| Регистрация | Можно зарегистрировать через интернет на официальном сайте налоговой, или лично приехать в ФНС. | Нужно лично приехать в налоговую и написать заявление на бумаге. |
| Договор с ЦТО | Не обязателен. | Обязательно. Без него не поставят кассу на учет. |
| Голограмма | Не нужна. | Если отсутствует — штраф 10 000 ₽ (около 4000 грн*) |
| Интернет | Обязателен. Чеки сразу передаются ОФД в онлайн-режиме. | Не нужен. |
| Оператор фискальных данных | Обязательно заключать договор, так как ОФД передает чеки в налоговую. | Не нужен. |
| Чеки и БСО | 24 обязательных реквизита. Обязательно выдавать покупателю бумажный или электронный чек. БСО и чек — одно и то же, и печатаются только на онлайн-кассе. | 7 обязательных реквизитов. Обязательно выдавать покупателю только бумажный чек. БСО можно печатать в типографии. |
| Проверка выручки | Информация о платежах записывается в фискальный накопитель и отправляется в налоговую через интернет. Покупатель может проверить подлинность чека через телефон и сообщить в ФНС о нарушении. | Информация о платежах записывается в ЭКЛЗ. Налоговая видит выручку только на проверках. Недобросовестные предприниматели выдают покупателю фиктивные чеки, которые печатают на перепрошитой ККТ, и недоплачивают часть налогов. |
Как работает онлайн-касса
- Новый кассовый аппарат регистрируется в ФНС.
- Касса подключается к интернету через Wi-Fi, сим-карту, флешку-модем или провод.
- Когда открывается смена, ККТ отправляет отчет оператору.
- Во время оплаты каждый чек отправляется ОФД.
- Касса принимает подтверждение от ОФД о том, что чек пришел. Если нет интернета или данные не дошли до оператора, ККТ уведомляет об этом кассира и пытается отправить чек снова.
- Если покупатель предоставил номер телефона или адрес электронной почты, ККТ отправляет ему электронный чек: ссылку по SMS или на e-mail, иначе выдается обычный печатный чек.
- Когда закрывается смена, касса печатает отчет. В отчете можно увидеть сколько отправлено чеков, сколько документов не дошло до ОФД, и все ли в порядке с соединением. Электронная копия отчета тоже отправляется оператору фискальных данных.
Виды ККТ
- Кнопочные аппараты
- Онлайн-регистраторы с подключением к компьютеру, работающие через программы
- Онлайн-терминалы — мини компьютеры, работающие с установленной программой и встроенным печатным устройством.
Кнопочные кассы
Первый вид касс наиболее удобен в применении для малого бизнеса с номенклатурным перечнем до 50 единиц товара и небольшим количеством обслуживаемых лиц не превышающем 100 человек в день.
Касса требует загрузки данных о номенклатуре с компьютера, удобна для курьеров и переносной торговли.
Онлайн-регистраторы
Второй вид онлайн-касс удобен для стационарной торговли с большой пропускной способностью, оснащен автоотрезом, выдерживает значительные нагрузки и содержит мощный процессор.
Процесс автоматизации учета онлайн-кассы
- ККТ с возможностью выгрузки данных в 1С.
- Аппараты с выгрузкой данных только в табличной форме.
Кассовое оборудование различается также по скорости печати и модульному оснащению.
Различия онлайн-касс по модулям связи
- Подключение через компьютер к интернету.
- Подключение через S-карту оператора связи.
- Подключение через кабель или Wi-Fi.
Суть изменений
Новые кассовые аппараты отличаются появлением фискального накопителя вместо ЭКЛЗ и возможностью подключения к интернету для передачи данных. В фискальный накопитель записывается вся информация о чеках, которая затем отправляется в Федеральную налоговую службу. На каждом чеке, выданном онлайн-ККТ, отображаются данные о проданном товаре и об организации или индивидуальном предпринимателе. Каждый чек содержит QR-код, покупатель может при желании считать его с помощью специального мобильного приложения, которое покажет информацию о конкретном чеке и всех сделанных покупках. Кроме того, покупатель может получить чек в СМС-сообщении и на сайте ОФД.
В чём разница:
- для регистрации онлайн-кассы её владельцу не обязательно посещать ФНС, он просто заполняет электронное заявление, подписывает его электронной подписью и направляет в ведомство;
- ФНС получает информацию о расчётах через оператора фискальных данных, с которым владелец кассы должен обязательно заключить договор. Ранее владельцы кассовых аппаратов передавали отчёты непосредственно в налоговую службу;
- покупателю выдаётся электронный чек. С переходом на онлайн-кассы все покупатели стали получать электронные чеки при покупках через интернет. При расчёте вне интернета покупатели получают бумажный чек, а электронный — по желанию;
- фискальный накопитель необходимо заменять каждые 13, 15 или 36 месяцев;
- договор с ЦТО при работе с онлайн-кассой становится не обязательным.
Важное отличие касс нового образца заключается в необходимости использования электронной подписи. Она понадобится при регистрации и снятии с учета онлайн-кассы в налоговой службе, при замене фискального накопителя, а также при заключении и расторжении договора с оператором фискальных данных. Сертификаты электронной подписи для работы с онлайн-кассами и ОФД выдают аккредитованные удостоверяющие центры.
Что такое ОФД
ОФД — это оператор фискальных данных, организация, выполняющая роль посредника при передаче информации от онлайн-кассы в ФНС.
К задачам ОФД относятся:
- передача данных о чеках в ФНС;
- обеспечение онлайн-доступа налоговой службы к фискальным данным;
- хранение фискальных данных и их защита от внесения изменений;
- предоставление покупателям возможности получения электронного чека.
ОФД работают на основе разрешения на обработку фискальных данных от ФНС России по строго формализованной технологии, используя электронной подписью. Это в основном федеральные компании с серьезным имиджем на ИТ-рынке. На сегодняшний день зарегистрировано уже 19 операторов фискальных данных, охватывающих покрытием своих представительств и услуг всю страну.
Как это работает
При переходе на кассу нового образца владелец сначала покупает её, заключает договор с ОФД, регистрирует ККТ в ФНС и подключает её к интернету, затем регистрирует у оператора фискальных данных.
Помимо покупки новой современной кассы, также возможен вариант модернизации старого аппарата, в таком случае владелец снимает старую кассу с учета в ФНС и заменяет ЭКЛЗ на фискальный накопитель, затем выполняет все вышеуказанные действия.
При работе с онлайн-кассой каждый чек отправляется ОФД, касса получает от него подтверждение получения чека. Продавец высылает покупателю электронный чек на электронную почту или в виде ссылки в СМС-сообщении. Если покупатель по каким-то причинам не предоставил номер телефона и электронный адрес, он получает бумажный чек. После закрытия смены онлайн-ККТ создаёт отчёт с количеством отправленных чеков и не дошедших до ОФД документов. Оператор фискальных данных получает электронную копию отчёта.
Преимущества онлайн-ККТ:
- Введение касс с возможностью подключения к интернету избавляет ФНС от необходимости проводить проверки — все данные незамедлительно передаются в налоговую службу. Также налоговая служба может контролировать уплату налогов бизнесменами.
- Упрощённый процесс регистрации кассы без посещения Федеральной налоговой службы экономит время её владельца.
- Отсутствие необходимости заключать договор с ЦТО освобождает владельцев от излишних временных и финансовых затрат.
- Покупатель получает полный доступ ко всей информации о товаре и компании, что позволяет убедиться в законности деятельности и качестве товара. Электронные чеки упрощают ведение домашней бухгалтерии и могут использоваться для получения дополнительных бонусов в виде кешбэка.
Начало работы с онлайн-ККТ
Чтобы перейти на онлайн-кассу, нужно снять с учета в Федеральной налоговой службе старый кассовый аппарат, купить новую ККТ и заключить договор с оператором фискальных данных. Затем понадобится зарегистрировать новую кассу в ФНС, подключить её к интернету и ввести настройки ОФД. После чего нужно зарегистрировать ККТ у оператора фискальных данных.
Кто и когда переходит на онлайн-ККТ
Переход бизнеса на онлайн-кассы проводится в несколько этапов, первый этап начался в июле 2017 года со вступления в силу нового порядка применения ККТ.
- С 1 июля 2017 года на онлайн-кассы перешли все организации и индивидуальные предприниматели, за исключением:
- тех, кто был вправе не использовать ККТ до введения нового порядка, в том числе:
- применяющие систему налогообложения в виде единого налога на вменённый доход (ЕНВД) и патентную систему налогообложения (ПСН);
- оказывающие услуги населению;
- осуществляющие расчёты с использованием электронных средств платежа (кроме платёжных карт);
- осуществляющих торговлю с использованием торговых автоматов.
- тех, кто был вправе не использовать ККТ до введения нового порядка, в том числе:
- С 1 июля 2018 года на онлайн-кассы перешли организации и индивидуальные предприниматели:
- применяющие систему ЕНВД и ПСН в сфере розничной торговли (включая торговлю алкоголем) и общепита (изготовление кулинарной продукции и (или) кондитерских изделий, создание условий для потребления и (или) реализации готовой кулинарной продукции, кондитерских изделий и (или) покупных товаров), включая торговлю алкоголем), кроме индивидуальных предпринимателей без наёмных работников;
- осуществляющие расчёты с использованием электронных средств платежа;
- с наёмными работниками, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов, если автомат подключен к сети или работает от батареи.
- С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перейдут все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе:
- организации и индивидуальные предприниматели на ЕНВД вне сферы розничной торговли и общепита, в том числе предоставляющие:
- бытовые услуги;
- ветеринарные услуги;
- услуги по ремонту, техобслуживанию и мойке автомототранспортных средств (кроме услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию, а также заправке и хранению);
- услуги по предоставлению во временное владение мест для стоянки автомототранспортных средств, по хранению автомототранспортных средств на платных стоянках;
- услуги по перевозке пассажиров и грузов (только автобусы любых типов, легковые и грузовые автомобили);
- услуги по распространению наружной рекламы с использованием рекламных конструкций;
- услуги по временному размещению и проживанию (общая площадь помещений для временного размещения и проживания не более 500 квадратных метров);
- услуги по передаче во временное владение и (или) в пользование торговых мест (прилавки, столы, лотки), земельных участков для размещения объектов стационарной и нестационарной торговой сети, а также объектов организации общественного питания;
- услуги по размещению рекламы с использованием транспортных средств;
- индивидуальные предприниматели на ПСН вне сферы розничной торговли и общепита, в том числе:
- предоставляющие парикмахерские и косметические услуги;
- предоставляющие услуги по ремонту и техническому обслуживанию бытовой радиоаппаратуры бытовых машин и приборов, часов, изготовлению металлоизделий;
- предоставляющие услуги по техническому обслуживанию и ремонту авто- и мототранспортных средств, машин и оборудования;
- предоставляющие услуги по перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом;
- предоставляющие ветеринарные услуги;
- занимающиеся проведением занятий по физической культуре и спорту;
- занимающиеся перевозкой пассажиров и грузов водным транспортом;
- занимающиеся охотой и ведением охотничьего хозяйства;
- осуществляющие медицинскую или фармацевтическую деятельность по лицензии;
- предоставляющие услуги по прокату;
- осуществляющие производство молочной продукции;
- занимающиеся товарным и спортивным рыболовством и рыбоводством;
- осуществляющие ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
- индивидуальные предприниматели на ЕНВД И ПСН в сфере розничной торговли и общепита без наёмных работников, а именно:
- занимающиеся розничной торговлей через объекты стационарной торговой сети с площадью торгового зала не более 50 квадратных метров по каждому объекту организации торговли (включая торговлю алкоголем, торговлю с использование торгового автомата, если такой автомат подключён к сети или работает от батареи);
- занимающиеся розничной торговлей через объекты стационарной торговой сети, не имеющие торговых залов, а также через объекты нестационарной торговой сети (включая торговлю алкоголем, торговлю с использование торгового автомата, если такой автомат подключён к сети или работает от батареи);
- предоставляющие услуги общественного питания через объекты организации общественного питания с площадью зала обслуживания посетителей не более 50 квадратных метров по каждому объекту организации общественного питания (включая торговлю алкоголем);
- предоставляющие услуги общественного питания через объекты организации общественного питания, не имеющие зала обслуживания посетителей (включая торговлю алкоголем);
- организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие услуги населению (кроме услуг общественного питания) на ОСН, УСН;
- организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие безналичные расчёты с физическими лицами;
- индивидуальные предприниматели без наёмных работников, осуществляющие торговлю с использованием торговых автоматов.
- организации и индивидуальные предприниматели на ЕНВД вне сферы розничной торговли и общепита, в том числе предоставляющие:
Новый порядок применения ККТ имеет как свои плюсы, так и минусы. Так, значительно упрощен порядок регистрации новых ККТ, который теперь не предполагает личного визита в ИФНС и посещения ЦТО. Ожидается, что с массовым внедрением онлайн-касс сократится количество налоговых проверок, поскольку расчеты станут более прозрачными. Вместе с тем финансовая нагрузка на предпринимателей возрастёт. Бизнесу потребуется не только приобрести онлайн-кассу, но и потратиться на обслуживание у ОФД, а также на организацию бесперебойного интернет-соединения.
Выводы для украинского бизнеса: готовимся к новым правилам игры
Статья, основанная на опыте внедрения онлайн-касс в России по 54-ФЗ, служит отличным ориентиром для украинских предпринимателей в 2021 году. Ключевые принципы – фискальный накопитель, передача данных в режиме онлайн, электронные чеки и роль оператора данных (ОФД) – универсальны. Украинскому бизнесу уже сейчас стоит активно изучать требования Государственной налоговой службы к РРО, оценивать рынок оборудования и софта, планировать бюджет на модернизацию.
Главный урок из международного опыта: переход на онлайн-кассы – это не просто техническое обновление, а стратегический шаг к повышению прозрачности и легализации бизнеса, что в долгосрочной перспективе создает более здоровую конкурентную среду для всех участников рынка.
* Примечание: Для пересчета суммы штрафа использован приблизительный курс российского рубля к украинской гривне на февраль 2021 года (~0.4 грн/₽). Актуальный курс следует уточнять на дату расчета.
